Tietosuojaseloste
Asiakkaiden yksityisyys ja tietosuoja ovat erittäin tärkeässä asemassa ja Uudenmaan Rakentaja-Talo Oy sitoutuu suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Tietosuojan ja tietoturvan osalta tehdään säännöllistä työtä ja tarvittaessa toimintaa kehitetään parantamaan näitä osa-alueita.
Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerrotaan internetsivuilla sekä tarvittaessa tiedot toimitetaan pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määritelty ja dokumentoitu.
Tietosuojadokumentaatiota päivitetään tarvittaessa ja muutoksista ilmoitetaan internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.
Rekisterin pitäjä
Uudenmaan Rakentaja-Talo toimii rekisterinpitäjänä oman asiakasrekisterinsä osalta. Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa sähköpostilla etunimi.sukunimi@rakentajatalo.fi.
Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt
Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.
Henkilötietojen käsittely on hyvin rajattua ja käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus.
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja käsitellään Uudenmaan Rakentaja-Talo Oy:n ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen, kuten tilitoimiston toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.
Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista asiakkaan etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.
Tietosuojaosaaminen
Tietosuoja-alan tietosuojakäytänteitä seurataan säännöllisesti ja tietosuojaosaamisen tasosta huolehditaan jatkuvasti.
Toimintamallit
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit on analysoitu ja päivitetty vastaamaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Prosessien lisäksi huomiota on kiinnitetty teknisiin ratkaisuihin sekä tietosuojan että tietoturvan osalta. Käytössä on vain turvallisia teknologioita ja tietoturva huomioidaan myös laitehallinnassa.
Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneiden kanssa.
Henkilötietojen käsittely on lähes kokonaan digitaalista. Henkilötietoja sisältävälle paperimateriaalille on käytössä lukittavat kaapit ja tuhoamisesta huolehditaan asianmukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla etunimi.sukunimi@rakentajatalo.fi. Tietopyyntöihin reagoidaan mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä pyyntöä ei pystytä toteuttamaan kuukauden sisällä, ilmoitetaan siitä välittömästi asianosaiselle.
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Rekisterin tietoja käytetään:
Asiakassuhteen hallintaan
Laskutukseen ja maksuliikenteen hoitamiseen
Yhteydenpitoon
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:
yhteystiedot (yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö)
tilaustiedot ja toimeksiannot
laskutustiedot
edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja kerätään rekisteriin asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana. Lokitietoja kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.
Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu.
Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.